Tally Prime में Company बनाने और Ledgers सेट करने के बाद अगला सबसे मुख्य काम होता है — Voucher Entry। Tally में जब भी आप किसी व्यावसायिक लेन-देन (Financial Transaction) की प्रविष्टि करते हैं, तो उसे दर्ज करने के लिए किसी न किसी Voucher Type का उपयोग किया जाता है।
अगर आपको सही Voucher का चुनाव करना आता है, तो आपकी Accounting 100% सही और सटीक रहेगी। आइए इस विस्तृत गाइड में समझते हैं कि Voucher क्या है, इसके 6 मुख्य प्रकार कौन-कौन से हैं, और Tally Prime में Voucher Entry कैसे की जाती है।
1. Voucher क्या है? (What is a Voucher?)
Voucher (वाउचर) एक प्रकार का इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ या फ़ॉर्म होता है जिसका उपयोग Business में होने वाली किसी भी Financial Transaction को आधिकारिक रूप से दर्ज (Record) करने के लिए किया जाता है।
- सरल शब्दों में: Tally में जब भी कोई पैसा आता है, जाता है, सामान खरीदा जाता है या बेचा जाता है, तो उस लेन-देन को रिकॉर्ड करने का जरिया Voucher कहलाता है।
- महत्व: वाउचर प्रविष्टि ही पूरी Accounting का आधार (Foundation) होती है। इसी के आधार पर Ledger Balance, Trial Balance, Profit & Loss A/c और Balance Sheet Automatic तैयार होते हैं।
2. Main Types of Vouchers in Tally Prime (मुख्य वाउचर के प्रकार)
Tally Prime में दैनिक लेन-देन को रिकॉर्ड करने के लिए मुख्य रूप से 6 Accounting Vouchers का उपयोग सबसे ज्यादा होता है:
① Contra Voucher (Shortcut: F4)
- उपयोग: यह वाउचर केवल Cash और Bank के बीच होने वाले लेन-देन के लिए इस्तेमाल होता है।
- कहाँ लागू होता है: जब बैंक में नकद जमा करें, बैंक से नकद निकालें या एक बैंक खाते से दूसरे बैंक खाते में पैसा ट्रांसफर करें।
- उदाहरण: ₹10,000 Cash बैंक में जमा किया।
② Payment Voucher (Shortcut: F5)
- उपयोग: किसी भी व्यक्ति, पार्टी, सप्लायर या खर्च के लिए पैसे के भुगतान (Payment) की Entry इस वाउचर में की जाती है (चाहे Cash से दें या Bank से)।
- कहाँ लागू होता है: बिजली बिल भरना, दुकान का किराया देना, सप्लायर को भुगतान करना या सैलरी देना।
- उदाहरण: Rent Account ₹15,000 Cash द्वारा दिया।
③ Receipt Voucher (Shortcut: F6)
- उपयोग: किसी भी माध्यम से पैसा प्राप्त (Money Received) होने पर इस वाउचर का प्रयोग किया जाता है।
- कहाँ लागू होता है: कस्टमर से बकाया पैसा मिलना, बैंक ब्याज मिलना, या व्यापार में अतिरिक्त पूँजी (Capital) लगाना।
- उदाहरण: Ramesh Traders से ₹20,000 का Cheque प्राप्त हुआ।
④ Journal Voucher (Shortcut: F7)
- उपयोग: यह एक Adjustment Voucher होता है। इसका उपयोग गैर-नकद (Non-Cash) या समायोजन वाली प्रविष्टियों (Adjustment Entries) के लिए किया जाता है जहाँ Cash या Bank खाते सीधे शामिल नहीं होते।
- कहाँ लागू होता है: Depreciation लगाना, Outstanding Expenses की एंट्री, या दो पार्टीज के खातों का आपस में एडजस्टमेंट।
- उदाहरण: Machinery पर ₹5,000 Depreciation लगाया या Salary Due रिकॉर्ड किया।
⑤ Sales Voucher (Shortcut: F8)
- उपयोग: जब भी व्यापार में Goods (सामान) या Services (सेवाएँ) की बिक्री होती है, तो उसकी एंट्री Sales Voucher में की जाती है।
- कहाँ लागू होता है: नकद (Cash Sales) या उधार (Credit Sales) दोनों प्रकार की बिक्री के लिए।
- उदाहरण: Verma Enterprises को ₹50,000 का इलेक्ट्रॉनिक्स सामान बेचा।
⑥ Purchase Voucher (Shortcut: F9)
- उपयोग: व्यापार के लिए जब भी Goods या Services की खरीद (Purchase) की जाती है, तो उसे Purchase Voucher में दर्ज किया जाता है।
- कहाँ लागू होता है: नकद या उधार दोनों तरह की खरीदारी के लिए।
- उदाहरण: Wholesale Dealer से ₹80,000 का सामान खरीदा।
3. Quick Reference Table: Voucher Types & Examples
| Voucher Name | Shortcut Key | Type of Transaction | Real-World Example |
| Contra | F4 | Cash & Bank Transfers | बैंक में कैश जमा करना या निकालना |
| Payment | F5 | Any Outgoing Payment | बिजली बिल, किराया या सप्लायर को पेमेंट |
| Receipt | F6 | Any Incoming Payment | कस्टमर से भुगतान पाना |
| Journal | F7 | Adjustment Entries | डिप्रेशिएशन (Depreciation) या एडजस्टमेंट |
| Sales | F8 | Goods & Services Sale | ग्राहक को सामान या सर्विस बेचना |
| Purchase | F9 | Goods & Services Purchase | सप्लायर से सामान खरीदना |
4. Tally Prime में Voucher Entry करने के Step-by-Step Steps
Tally Prime में Voucher Entry करना बेहद सरल है। नीचे दिए गए स्टेप्स को फॉलो करें:
- Gateway of Tally पर जाएँ: Tally Prime ओपन करके मुख्य डैशबोर्ड पर रहें।
- Vouchers Menu चुनें: Transactions सेक्शन में दिए गए Vouchers (Shortcut:
V) विकल्प को सेलेक्ट करकेEnterदबाएँ। - Required Voucher Select करें: दाईं तरफ दी गई Button Bar से या Shortcut Key दबाकर संबंधित वाउचर खोलें (जैसे Payment के लिए
F5)। - Date सेट करें:
F2दबाकर लेन-देन की सही तारीख (Transaction Date) बदलें। - Details भरें:
- Party / Account Ledger: लेन-देन से जुड़ा सही खाता चुनें।
- Amount: सही धनराशि (Amount) दर्ज करें।
- Narration लिखें: स्क्रीन पर नीचे
Narrationबॉक्स में लेन-देन का संक्षिप्त विवरण लिखें (उदा: Being rent paid for the month of April)। - Accept & Save करें: सभी जानकारी चेक करने के बाद
Enterदबाकर या शॉर्टकट Ctrl + A दबाकर वाउचर को Save कर लें।
5. Important Rules & Best Practices
Tally में वाउचर एंट्री करते समय इन 5 महत्वपूर्ण बातों का हमेशा ध्यान रखें:
हर Transaction के लिए सही Voucher चुनें: गलत वाउचर चुनने से आपकी P&L A/c और Cash/Bank Balance की रिपोर्ट गलत हो जाएगी।
Date और Amount सही भरें: वाउचर सेव करने से पहले राशि और तारीख को दोबारा जांचें।
Narration लिखने की आदत डालें: नरेशन लिखने से भविष्य में ऑडिट या चेकिंग के समय यह समझना आसान होता है कि Entry किस वजह से की गई थी।
Voucher Entry Accounting का आधार है: जितनी साफ़ और सही एंट्री होगी, आपकी फाइनेंशियल रिपोर्ट्स उतनी ही सटीक बनेंगी।
Practical Tip for Beginners
💡 Practical Tip:
रोजाना Tally Prime में अलग-अलग वाउचर्स का अभ्यास करें।
F4सेF9तक की Shortcut Keys को मुंहजबानी याद कर लें। इससे आपकी काम करने की Speed और Accuracy दोनों में काफी सुधार होगा!
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