Inventory Vouchers in Tally Prime: Types, Entry Process & Shortcuts

Tally Prime Inventory Voucher Guide

Business में केवल पैसों का हिसाब रखना काफी नहीं होता, बल्कि Shop या Godown से सामान (Stock Items) की आवाजाही पर नज़र रखना भी बेहद जरूरी है। Tally Prime में Stock से जुड़े हर लेन-देन (खरीद, बिक्री, रिटर्न या ट्रांसफर) को Record करने के लिए Inventory Vouchers का इस्तेमाल किया जाता है।

अगर आपकी Inventory Voucher Entry सही होगी, तो आपकी Stock वैल्यूएशन, प्रॉफिट एंड लॉस रिपोर्ट, और गोदाम का हिसाब एकदम सटीक रहेगा।

इस गाइड में हम Inventory Voucher Entry) को आसान भाषा में स्टेप-बाय-स्टेप और वास्तविक उदाहरणों (Examples) के साथ समझेंगे।

📦 1. Inventory Voucher क्या है? (What is an Inventory Voucher?)

Inventory Voucher Tally Prime का वह फ़ीचर है जिसका उपयोग Stock से संबंधित सभी लेनदेन दर्ज करने के लिए किया जाता है।

• मुख्य काम: जब भी कोई सामान खरीदा जाता है (Purchase), बेचा जाता है (Sales), वापस किया जाता है (Return), या एक Godown से दूसरे Godown में भेजा जाता है (Stock Transfer), तब सही Inventory Voucher की एंट्री की जाती है।
• Double Benefit: यह वाउचर दर्ज करते ही Tally आपके Stock Summary और Accounts (खातों) दोनों को एक साथ अपडेट कर देता है।

🌟 2. Inventory Vouchers के फायदे (Benefits)

1. सटीक ट्रैकिंग: Stock के आने और जाने (Inward/Outward) का पूरा Record ट्रैक होता है।
2. Accurate Stock Balance: आपकी दुकान या वेयरहाउस में कितना सामान बचा है, यह हमेशा सही दिखता है।
3. MIS & Stock Reports: Business Report में गलतियों (Errors) की गुंजाइश खत्म हो जाती है।
4. इन्वेंटरी कंट्रोल आसान: माल की चोरी या Stock खत्म होने जैसी समस्याओं पर बेहतर नियंत्रण रहता है।
5. समय की बचत: बिलिंग और इन्वेंटरी एंट्री एक साथ हो जाती है।

📑 3. Inventory Vouchers के प्रकार और Shortcut Keys

Tally Prime में अलग-अलग काम के लिए अलग-अलग वाउचर और उनकी शॉर्टकट कीज़ (Shortcut Keys) बनी हैं:

📝 4. Inventory Voucher Entry Process (स्टेप-बाय-स्टेप)

Tally Prime में वाउचर एंट्री दर्ज करने की पूरी प्रक्रिया बेहद आसान है:

Plaintext

🔄 Inventory Voucher Flow Structure
 ├── 1. Select Voucher (उदा: Purchase F9)
 ├── 2. Select Party (Supplier / Customer Name)
 ├── 3. Select Items (सामान का नाम)
 ├── 4. Enter Details (Quantity, Rate & Amount)
 ├── 5. Select Godown (यदि Multiple Godowns हैं)
 └── 6. Save Voucher (Ctrl + A)

स्टेप्स (Steps):

1. Gateway of Tally पर जाएँ ➔ Vouchers (या Accounting Vouchers) चुनें।
2. आवश्यकतानुसार वाउचर सेलेक्ट करें (जैसे: खरीद के लिए F9 दबाएँ)।
3. Supplier / Party Name: पार्टी या सप्लायर का नाम चुनें (उदा: ABC Traders)।
4. Purchase / Sales Ledger: संबंधित खाता चुनें।
5. Item Details: स्टॉक आइटम चुनें (जैसे: Item A, Item B)।
6. Quantity, Rate & Amount: सामान की मात्रा और दर दर्ज करें।
7. Select Godown: अगर आपके पास multiple godown हैं, तो सामान किस गोदाम से आया या कहाँ गया, उस Godown को सेलेक्ट करना न भूलें (उदा: Main Godown)।
8. Save: सब कुछ सही चेक करके कीबोर्ड से Ctrl + A दबाकर सेव कर लें।

💼 5. Practical Business Example (Purchase Voucher Entry)

मान लीजिए आपकी कंपनी ने ABC Traders से Main Godown के लिए निम्नलिखित सामान खरीदा:

• Date: 10-May-2025
• Supplier: ABC Traders
• Voucher Type: Purchase (F9)
• Voucher No: 15 (या 25)

Invoice Billing Details:

📌 Note: हर वाउचर में Date, Party Name, Stock Items, Quantity, Rate, Amount और Godown सही चुनना अनिवार्य है।

🎯 6. Important Points & Pro Tips

• ⚡🎯 सही Voucher चुनें: हमेशा सही वाउचर ही सेलेक्ट करें। अगर गलत Voucher चुन लिया, तो आपकी दुकान का हिसाब-किताब और स्टॉक रिपोर्ट पूरी तरह बिगड़ सकती है।
• 🏢 Godown (गोदाम) चुनना न भूलें: अगर आपके पास एक से ज़्यादा गोदाम हैं, तो Entry करते समय यह ज़रूर सेलेक्ट करें कि माल किस गोदाम में आया है या किस गोदाम से गया है।
• 🧮 Stock Journal का उपयोग: जब माल खराब (Damage) हो जाए या मैन्युफैक्चरिंग में इस्तेमाल हो, तो Stock Journal (F7) से स्टॉक एडजस्ट करें।
• 🔄 Regular Reconcile: हफ़्ते या महीने में एक बार अपने फिजिकल स्टॉक और Tally स्टॉक का मिलान ज़रूर करें।

📢 Comment Challenge

Tally Prime में सामान खरीदने (Goods Purchase) की एंट्री दर्ज करने के लिए कौन सा Shortcut Button दबाते हैं?

(A) Purchase (F9)

(B) Sales (F8)

(C) Stock Journal (F7)

(D) Delivery Note (Alt + F8)

👉 अपना सही उत्तर नीचे Comment Box में ज़रूर लिखें!