व्यवसाय के संचालन को सुचारू बनाने के लिए केवल साधारण Accounting ही काफी नहीं होती। एक आधुनिक व्यापार में संपत्तियों (Fixed Assets) पर मूल्यह्रास (Depreciation) की गणना करना, कच्चे माल से तैयार माल बनाने की निर्माण प्रक्रिया (Manufacturing) को संभालना, Stock और गोदामों (Inventory & Godowns) का सटीक हिसाब रखना, और कर्मचारियों के वेतन (Payroll & Salary Processing) का प्रबंधन करना आवश्यक होता है।
इस विस्तृत गाइड में हम Tally Prime Advanced Modules Fixed Assets, Manufacturing, Inventory & Payroll के चार सबसे Important मॉड्यूल्स को आसान हिंदी/ भाषा में Example और स्टेप-बाय-स्टेप प्रोसेस के साथ समझेंगे:
- Fixed Assets Management & Depreciation
- Manufacturing Process & Bill of Materials (BOM)
- Inventory Management & Stock Valuation
- Payroll Management & Salary Processing
🏢 Fixed Assets & Depreciation Management
Fixed Assets Kya Hain?
Fixed Assets वे दृश्यमान (Tangible) संपत्तियां हैं जिनका उपयोग व्यवसाय में दीर्घकालिक (Long-Term) उपयोग के लिए किया जाता है। Example के लिए — भूमि (Land), भवन (Building), फर्नीचर (Furniture), संयंत्र और मशीनरी (Plant & Machinery), वाहन (Vehicles), और कंप्यूटर (Computers)। समय और उपयोग के साथ इन संपत्तियों के मूल्य में जो कमी आती है, उसे Depreciation (मूल्यह्रास) कहते हैं।
🔄 Fixed Asset Workflow
Asset Create Karen ➔ Purchase Entry ➔ Tally me Record ➔ Depreciation Calculate ➔ Asset Reports Dekhen
📉 Depreciation Calculating Methods
| Method | Description | Primary Use Case |
| Straight Line Method (SLM) | हर साल Goods राशि का मूल्यह्रास घटाया जाता है। | सबसे सामान्य और सरल तरीका। |
| Written Down Value (WDV) | हर साल घटते हुए BALANCE पर निश्चित % से डेप्रिसिएशन लगता है। | Vehicles, Machinery के लिए। |
| Sum of Years’ Digits | शुरुआती वर्षों में अधिक और बाद के वर्षों में कम डेप्रिसिएशन। | तेजी से घिसने वाली एसेट्स के लिए। |
| Units of Production | उत्पादन या उपयोग के आधार पर डेप्रिसिएशन तय होता है। | प्रोडक्शन मशीनरी के लिए। |
📝 Depreciation Calculation Example (Straight Line Method)
- Asset Name: Computer
- Purchase Value: ₹70,000
- Depreciation Rate: 40%
- Useful Life: 5 Years
| Year | Opening WDV (₹) | Depreciation (40%) (₹) | Closing WDV (₹) |
| Year 1 | 70,000 | 28,000 | 42,000 |
| Year 2 | 42,000 | 16,800 | 25,200 |
| Year 3 | 25,200 | 10,080 | 15,120 |
| Year 4 | 15,120 | 6,048 | 9,072 |
| Year 5 | 9,072 | 3,628 | 5,444 |
- Total Depreciation: ₹64,556
- Closing WDV After 5 Years: ₹5,444
📑 Journal Entry for Depreciation
| Ledger Name | Debit / Credit | Amount (₹) |
| Depreciation Expense A/c | Dr. | 16,800 |
| To Computer A/c | Cr. | 16,800 |
| (Being depreciation charged on Computer asset) |
🏭 Manufacturing & Bill of Materials (BOM)
Manufacturing Process Kya Hai?
कच्चे माल (Raw Materials) को प्रोसेस करके तैयार माल (Finished Goods) में बदलना Manufacturing कहलाता है। Tally Prime में Bill of Materials (BOM) के जरिए आप एक यूनिट फिनिश्ड गुड्स बनाने में लगने वाले सभी कच्चे Goods और उनकी मात्रा (Quantity) को पहले से तय कर सकते हैं।
📋 Bill of Materials (BOM) Live Example
Product: Tea Packet (1 Box)
| Material Name | Unit | Quantity | Rate (₹) | Total Amount (₹) |
| Tea Leaves | Kg | 1.000 | 200.00 | 200.00 |
| Plastic Pouch | Nos | 100.000 | 1.00 | 100.00 |
| Box | Nos | 1.000 | 5.00 | 5.00 |
| Label | Nos | 1.000 | 0.50 | 0.50 |
| Total Material Cost per Box | — | — | — | ₹305.50 |
📊 Job Costing Summary (1,000 Boxes Production)
जब 1,000 Boxes चायपत्ती का उत्पादन किया जाता है, तो कुल लागत में प्रत्यक्ष श्रम (Direct Labour) और ओवरहेड्स भी जुड़ते हैं:
- Raw Material Cost: ₹3,05,500.00
- Direct Labour: ₹20,000.00
- Manufacturing Overheads: ₹15,000.00
- Total Cost: ₹3,40,500.00
- Number of Units Manufactured: 1,000 Boxes
- Final Cost per Unit (Box): ₹340.50
📦 Inventory Management in Tally Prime
Inventory Key Features
Inventory मॉड्यूल आपके स्टॉक का पूरा हिसाब रखता है:
- Stock Items & Godowns: अलग-अलग गोदामों (Main Godown, Branch Godown) में Goods का प्रबंधन।
- Units of Measure: Pcs, Kg, Box, Ltr में स्टॉक ट्रैकिंग।
- Batch & Expiry: दवाओं या खाद्य पदार्थों के लिए बैच नंबर और एक्सपायरी डेट मैनेज करना।
🔄 Inventory Process Flow
Stock Item Create ➔ Godown Set ➔ Opening Stock ➔ Purchase / Receipt ➔ Sales / Issue ➔ Stock Summary Analysis
📊 Inventory Valuation Methods
| Method | Full Form | Description |
| FIFO | First In First Out | जो Stock सबसे पहले खरीदा गया, उसे सबसे पहले बेचा माना जाएगा। |
| LIFO | Last In First Out | जो Stock सबसे बाद में आया, उसे सबसे पहले बेचा जाएगा। |
| Weighted Average | Weighted Average Rate | हर नई खरीद के साथ Stock की औसत दर (Average Rate) री-कैलकुलेट होती है। |
| Standard Cost | Standard Costing | स्टॉक का मूल्य एक निश्चित लागत (Fixed Cost) पर आंका जाता है। |
👥 Payroll Management & Salary Processing
Payroll Kya Hai?
Tally Prime में Payroll मॉड्यूल के माध्यम से कर्मचारियों के वेतन (Salary), भत्ते (Allowances), उपस्थिति (Attendance), और वैधानिक कटौतियों (Statutory Deductions – PF, ESI, Professional Tax, TDS) को स्वचालित रूप से Manage और Calculate किया जाता है।
🔄 Payroll Process Flow
Employees Define ➔ Salary Structure Setup ➔ Mark Attendance ➔ Calculate Salary ➔ Pay-Slip Generate
💼 Employee Salary Structure & Pay slip Breakdown Example
Employee Name: Arman Khan (Sales Executive)
| Earnings (आय) | Amount (₹) | Deductions (कटौती) | Amount (₹) |
| Basic Pay | 15,000.00 | PF (Employee Share) | 1,800.00 |
| HRA | 6,000.00 | ESI (Employee Share) | 180.00 |
| Conveyance | 1,600.00 | Professional Tax | 200.00 |
| Medical Allowance | 1,250.00 | TDS | 500.00 |
| Special Allowance | 1,500.00 | Loan / Advance Recovery | 1,000.00 |
| Gross Salary | ₹25,000.00 | Total Deductions | ₹3,680.00 |
⌨️ Useful Tally Prime Shortcut Keys
| Key | Function / Module | Description |
F9 | Purchase Voucher | संपत्ति या Stock खरीद की Entry दर्ज करने के लिए। |
F8 | Sales Voucher | Goods या संपत्ति बिक्री की Entry दर्ज करने के लिए। |
F7 | Journal Voucher | Depreciation, Stock Adjustments, और Payroll Journal एंट्रीज के लिए। |
F5 | Payment Voucher | वेतन भुगतान और खर्चों की प्रविष्टि के लिए। |
Alt + G | Go To Search | किसी भी रिपोर्ट (Stock Summary, Asset Register, Payslip) पर डायरेक्ट जाने के लिए। |
Ctrl + A | Quick Save | वर्तमान फॉर्म या वाउचर को तुरंत सहेजने के लिए। |
💡 Important Tips to Remember
- 🎯 Asset Ledger Grouping: फिक्स्ड एसेट्स के लेजर बनाते समय Group हमेशा Fixed Assets ही चुनें।
- 📐 Accurate BOM Definition: BOM बनाते समय वेस्टेज और वास्तविक कच्चे माल की मात्रा का सटीक अनुपात दर्ज करें।
- 📦 Regular Stock Physical Verification: बुक्स में दर्ज Stock और फिजिकल Stock का नियमित रूप से मिलान करें।
- 🔐 Lock Attendance Before Payroll: वेतन की गणना करने से पहले कर्मचारियों की उपस्थिति (Attendance Sheet) को फाइनल कर लें।
❓ Comment Challenge Exercises
🧠 Challenge 1 (Fixed Assets)
Q: यदि Straight Line Method में किसी Asset की लागत ₹90,000 है, Depreciation Rate 20% है और Useful Life 3 वर्ष है, तो प्रथम वर्ष की Depreciation राशि क्या होगी?
(A) ₹27,000
(B) ₹30,000
(C) ₹23,000
(D) ₹20,000
(संकेत: Straight Line Method में Depreciation = Purchase Cost × Rate)
🧠 Challenge 2 (Manufacturing & Inventory)
Q: यदि 1 Box Tea Packet का Selling Price ₹450 है और Total Cost per Box ₹340.50 है, तो प्रति बॉक्स Profit कितना होगा?
(A) ₹99.50
(B) ₹109.50
(C) ₹119.50
(D) ₹129.50
👉 अपना सही उत्तर नीचे Comment Box में जरूर लिखें!
