Business में नकदी प्रवाह (Cash Flow) को बनाए रखने और Customer से बकाया Payment वसूलने के लिए Receipt Entry करना बेहद जरूरी होता है। Tally Prime में जब भी आपके Business में किसी भी स्रोत (Source) से पैसा प्राप्त (Receive) होता है, तो उसकी प्रविष्टि Receipt Voucher के माध्यम से दर्ज की जाती है।
Receipt Voucher का सही उपयोग करने से आपका Cash Book, Bank Book और Sundry Debtors (Customer) का खाता हमेशा अपडेट रहता है। आइए इस विस्तृत गाइड में समझते हैं कि Receipt Voucher क्या है, इसकी मुख्य विशेषताएँ कौन-कौन सी हैं, और व्यावहारिक उदाहरण के ज़रिए इसकी स्टेप-बाय-स्टेप Entry कैसे की जाती है।
1. Receipt Voucher क्या है? (What is Receipt Voucher?)
Receipt Voucher Tally Prime बिजनेस में जब भी कहीं से भी पैसा आता है (चाहे Cash में मिले या Bank/Online में), तो उसकी Entry के लिए Receipt Voucher (F6) का इस्तेमाल किया जाता है।
- Shortcut Key: Tally Prime में Receipt Voucher ओपन करने के लिए
F6शॉर्टकट की का इस्तेमाल किया जाता है। - माध्यम: इसके जरिए आप Cash (नकद), Bank Transfer (NEFT/RTGS/UPI) या Cheque (चेक) किसी भी माध्यम से प्राप्त हुई राशि को दर्ज कर सकते हैं।
2. Receipt Voucher (Key Features)
Tally Prime में Receipt Voucher की एंट्री करने के निम्नलिखित मुख्य फायदे और विशेषताएँ हैं:
- Customer Payment Receiving: ग्राहकों से बकाया (Outstanding Bills) राशि मिलने पर उसकी आसान Entry।
- Advance & Loan Records: Advance Payment, लोन प्राप्त होने या Business में नई पूँजी (Capital) लगाने पर इस्तेमाल।
- Multi-Mode Flexibility: Cash, Bank, Cheque या ऑनलाइन वॉलेट से मिले पैसों की व्यवस्थित Entry।
- Better Cash Flow Tracking: इससे Business में कितना पैसा किस ज़रिया से आया है, इसकी सटीक ट्रैकिंग संभव होती है।
- Accurate Financial Reports:इससे आपकी Cash Book, Bank Book और Balance Sheet की रिपोर्ट हमेशा सही और अप-टू-डेट रहती है, जिससे हिसाब-किताब में कोई गड़बड़ी नहीं होती।
3. Receipt Voucher का उपयोग कब करें? (When to Use)
Business में नीचे दी गई परिस्थितियों में हमेशा Receipt Voucher (F6) का चुनाव करें:
- ☑️ जब कोई Customer/Party पुराने बिल का पेमेंट जमा करे।
- ☑️ जब Customer से किसी ऑर्डर के लिए Advance Amount मिले।
- ☑️ जब बैंक से ब्याज (Bank Interest) या कोई Commission प्राप्त हो।
- ☑️ जब प्रोप्राइटर/ओनर व्यापार में Capital (पूँजी) डाले या कोई Loan प्राप्त हो।
4. Receipt Voucher Enter करने के Step-by-Step Steps
Tally Prime में Receipt Voucher Entry दर्ज करने के लिए नीचे दिए गए स्टेप्स का पालन करें:
- Gateway of Tally पर जाएँ:Tally Prime खोलें और उसकी होम स्क्रीन (Main Menu) पर रहें।
- Vouchers Menu चुनें: Transactions के अंतर्गत Vouchers (Shortcut:
V) पर जाएँ। - Receipt Voucher (F6) Select करें: स्क्रीन के दाईं तरफ दिए गए बटन बार से या सीधा
F6दबाकर Receipt Voucher खोलें। - Mode of Payment चुनें (Account): सबसे ऊपर
Accountफ़ील्ड में पैसा कहाँ आ रहा है (जैसे Cash या HDFC Bank) वह सेलेक्ट करें। - Party / Customer Select करें:
Particularsमें पैसा देने वाली पार्टी (जैसे Arman Treader.) का लेजर चुनें। - Amount Enter करें: जितनी राशि प्राप्त हुई है, उसे
Amountफ़ील्ड में दर्ज करें। (Bill Wise detail आने पर Against Ref चुनकर सही बिल सेलेक्ट करें)। - Cheque / Bank Details भरें: यदि पेमेंट बैंक या चेक से आया है, तो Instrument Number (Cheque No.) और Date भरें।
- Narration लिखें: नीचे संक्षिप्त विवरण लिखें (उदा: Being amount received against Invoice No. 125)।
- Accept & Save करें: सब कुछ सही से चेक करने के बाद
Enterदबाएँ या कीबोर्ड सेCtrl + Aदबाकर एंट्री को Save कर लें।
5. Practical Business Example (व्यावहारिक उदाहरण)
आइए एक रियल-वर्ल्ड बिल रसीद के उदाहरण से Receipt Voucher को समझते हैं:
📌 Scenario:
आपकी कंपनी को Arman Treader. से उनके बकाया बिल (Invoice No. 125) का ₹25,000 का भुगतान HDFC Bank के खाते में प्राप्त हुआ।
| Receipt Field | Value / Details |
|---|---|
| Transaction Date | 15-05-2024 |
| Payment Mode (Account) | HDFC Bank |
| Particulars (Credit Party) | Arman Treader. |
| Amount Received | ₹25,000.00 |
| Reference / Narration | Against Invoice No. 125 |
| Total Amount | ₹25,000.00 |
6. Important Points & Quick Shortcuts
Quick Shortcuts:
- Receipt Voucher:
F6 - Save / Accept Entry:
Ctrl + A - Change Date:
F2
🎯 Important Points for Accuracy:
- सही Customer Ledger चुनें: हमेशा सही सप्लायर या Cutomer का नाम ही सेलेक्ट करें, ताकि हिसाब गलत खाते में न जुड़े।
- Payment Mode सही से Select करें: ध्यान दें कि पैसा नकद आया है या बैंक खाते में, ताकि Cash Balance और Bank Reconciliation में अंतर न आए।
- Amount और Date Verify करें: पासबुक या Bank Statement से मैच करके ही Amount और Date भरें।
- Cheque No. और Bank Details भरें: यदि Online Payment या चेक है, तो यूटीआर/चेक नंबर दर्ज करना न भूलें।
- Narration लिखने की आदत डालें: नरेशन में बिल नंबर लिख देने से फ्यूचर में ऑडिट करना आसान हो जाता है।
💡 Practical Tip for Beginners
Pro Tip:
हर Receipt की Entry पैसा मिलते ही तुरंत दर्ज करें। इससे आपकी Cash Book, Bank Book और Outstanding Reports हमेशा सटीक (Accurate) रहेंगी।
🔔 Remember: “आज की सही Entry, कल की सही Report की गारंटी है!”
📢 Comment Challenge
Receipt Voucher (F6) में आप सबसे पहले क्या Select करते हैं?
(A) Customer (Party Name)
(B) Amount
(C) Payment Mode (Cash/Bank)
(D) Narration
👉 अपना उत्तर नीचे Comment Box में लिखें और बताएं कि आप ऐसा क्यों करते हैं!
