Tally Prime Guide: Debit Note aur Credit Note
व्यापार में माल की बिक्री (Sales Entry) करने के बाद कई बार ऐसे हालात बनते हैं जहाँ हमें Customer के बिल में अतिरिक्त रकम (Extra Charges) जोड़नी पड़ती है, या फिर Customer को कोई छूट (Discount) या रिटर्न का फायदा देना होता है। यदि मूल बिल (Original Invoice) बन जाने के बाद उसमें कोई बदलाव करना हो, तो Tally Prime में Debit Note और Credit Note का उपयोग किया जाता है।
इन दोनों वाउचर्स का सही Use करने से आपका Debtors Balance (Customer का खाता), GST Reports और Financial Ledgers हमेशा 100% सही और पारदर्शी रहते हैं।
इस विस्तृत Guide में हम Debit Note Entry & Credit Note Entry) को आसान भाषा में रियल Practical Example और स्टेप-बाय-स्टेप प्रोसेस के साथ समझेंगे।
💰 Debit Note Entry Kya Hai?
Debit Note Kya Hai?
जब Customer को Sales करने के बाद उससे कोई अतिरिक्त राशि (Extra Amount) लेनी हो या किसी कारणवश उसे Extra Charge करना हो, तो उसकी प्रविष्टि Debit Note (Alt + F9) में की जाती है।
Debit Note Entry Ke Main Benefits:
- ➕ Adds Extra Amount to Sales: यह Sales के ऊपर अतिरिक्त चार्ज जोड़ने के काम आता है।
- 👤 Debtors Balance Increases: Customer के खाते का Balance बढ़ जाता है (यानी अब Customer से ज़्यादा पैसे लेने हैं)।
- 📊 Accurate Ledger & Accounts: सभी अतिरिक्त ख़र्चे जैसे Freight, Packing और Handling charges का सही हिसाब रहता है।
Debit Note Related Vouchers & Shortcuts
| Voucher Type | Shortcut Key | Purpose (उपयोग) |
| Sales | F8 | Goods sell करने पर |
| Sales Return | Ctrl + F8 | Customer से माल वापस लेने पर |
| Delivery Note | Alt + F8 | Goods delivery चालान बनाने पर |
| Debit Note | Alt + F9 | Customer से extra charges लेने पर |
| Stock Journal | F7 | Stock adjustments करने के लिए |
Debit Note Entry Kaise Karein? (Step-by-Step)
Debit Note Entry Process Flow
├── 1. Gateway of Tally ➔ Accounting Vouchers पर जाएँ
├── 2. Alt + F9 दबाकर Debit Note Voucher सेलेक्ट करें
├── 3. Customer (Party) Select करे (उदा: Arman Enterprises)
├── 4. Item / Ledger / Charges Select करे (उदा: Freight Inward, Packing Material)
├── 5. Amount aur Clear Narration enter karein
└── 6. Ctrl + A dabakar entry save karein
📝 Practical Example: Debit Note Entry
Scenario: 10-May-2025 को Arman Enterprises को माल भेजने के बाद उनसे भाड़ा (Freight Charges), पैकिंग चार्ज और अन्य हैंडलिंग चार्ज का Extra Amount चार्ज किया गया।
- Customer Name: Arman Enterprises
- Godown: Main Godown
- Voucher Type: Debit Note (
Alt + F9) | Voucher No: 5 - Date: 10-May-2025
| Particulars | Ledger / Item | Amount (₹) | Narration |
| Freight Charges | Freight Inward | 500.00 | Extra Freight |
| Packing Charges | Packing Material | 300.00 | Extra Packing |
| Other Charges | Misc. Charges | 200.00 | Handling Charges |
| TOTAL | — | ₹1,000.00 | — |
💡 Pro Tip: Debit Note केवल Extra Charges के लिए ही बनाएँ। ग़लत प्रविष्टि करने से आपकी Financial Report और GST कैलकुलेशन में अंतर आ सकता है।
Credit Note Entry (Ctrl + F9) Kya Hai?
Credit Note Kya Hai?
जब हम Customer को पहले की गई Sale पर Discount, Return या Extra Amount Return करते हैं, तो उसकी प्रविष्टि Credit Note (Ctrl + F9) में की जाती है।
Credit Note Entry Ke Main Benefits:
- 📉 Reduces Debtors Balance: Customers का देय Balance कम हो जाता है।
- 🏷️ Easy Sales Return & Discount: Sales के बाद दी गई छूट या Return आए माल को सही ढंग से Record करता है।
- 📑 Maintains Accurate Ledgers: लेजर और खातों का संतुलन बना रहता है।
Credit Note Related Vouchers & Shortcuts
| Voucher Type | Shortcut Key | Purpose (उपयोग) |
| Sales | F8 | Goods Sell करने पर |
| Sales Return | Ctrl + F8 | Goods वापस लेने पर |
| Delivery Note | Alt + F9 | Goods Delivery करने पर |
| Credit Note | Ctrl + F9 | Customer को Discount या Return देने पर |
| Receipt Note | Alt + F9 | Payments Receive करने पर |
| Stock Journal | F7 | Stock Adjustments के लिए |
Credit Note Entry Kaise Karein? (Step-by-Step)
Credit Note Entry Process Flow
├── 1. Gateway of Tally ➔ Accounting Vouchers पर जाएँ
├── 2. Ctrl + F9 दबाकर Credit Note Voucher सेलेक्ट करें
├── 3. Customer (Party) Select करे (उदा: XYZ Enterprises)
├── 4. Item / Ledger Select करे (उदा: Discount Allowed, Sales Return Item)
├── 5. Amount / Rate / Details enter karein
└── 6. Ctrl + A dabakar entry save karein
📝 Practical Example: Credit Note Entry
Scenario: 10-May-2025 को Arman Enterprises को बिक्री के बाद ₹400 का Price Discount दिया गया और ₹600 मूल्य का Item A वापस प्राप्त हुआ।
- Customer Name: Arman Enterprises
- Godown: Main Godown
- Voucher Type: Credit Note (
Ctrl + F9) | Voucher No: 7 - Date: 10-May-2025
| Particulars | Ledger / Item | Amount (₹) | Narration |
| Discount Allowed | Price Discount | 400.00 | Discount on Sale |
| Sales Return | Item A | 600.00 | Return of Goods |
| TOTAL | — | ₹1,000.00 | — |
💡 Pro Tip: Credit Note हमेशा उचित कारण (Reason) और स्पष्ट विवरण (Narration) के साथ बनाएं, ताकि ऑडिट के समय रिपोर्ट्स क्लियर रहें।
⚔️ Debit Note vs Credit Note Comparison
| Features | Debit Note (Alt + F9) | Credit Note (Ctrl + F9) |
| Shortcut Key | Alt + F9 | Ctrl + F9 |
| Kyon Banaya Jata Hai? | Customer पर Extra Charges लगाने पर | Customer को Discount या Return देने पर |
| Customer Balance Par Asar | Debtor का बैलेंस बढ़ता (Increase) है | Debtor का Balance कम (Reduce) होता है |
| Sales Value Par Asar | कुल Sales Value बढ़ती है | कुल Sales Value घटती है |
| Example Use Case | Extra Freight Charges, Packing Charges | Rate Difference Discount, Goods Return |
⚡ Key Shortcut Keys Summary Table
| Operation / Voucher Name | Shortcut Key |
| Sales Voucher | F8 |
| Sales Return Voucher | Ctrl + F8 |
| Debit Note Voucher | Alt + F9 |
| Credit Note Voucher | Ctrl + F9 |
| Delivery Note | Alt + F8 / Alt + F9 |
| Stock Journal | F7 |
| Quick Save Voucher | Ctrl + A |
📌 Important Points to Remember
- 👤 Correct Party Selection: हमेशा सही Customer Party का ही चयन करें।
- 🏷️ Correct Ledger/Item Selection: Charges के लिए सही Expense Ledger (जैसे Freight Charges) और Good Return के लिए सही Item का चुनाव करें।
- 📝 Mandatory Narration: Bill किस कारण से बनाया गया है (उदा: Extra Freight या Rate Discount), यह Narration में ज़रूर लिखें।
- 📊 Balance Verification: प्रविष्टि सहेजने (
Ctrl + A) के बाद हमेशा Customer का Outstanding Balance ज़रूर चेक करें।
❓ Comment Challenge
Q1. Customer से Extra Amount / Extra Charges लेने के लिए Tally Prime में कौन सी Shortcut Key का उपयोग किया जाता है?
(A) F8
(B) Alt + F9
(C) Ctrl + F8
(D) F7
Q2. Tally Prime में Credit Note Voucher ओपन करने की Shortcut Key क्या है?
(A) F9
(B) Ctrl + F9
(C) Alt + F9
(D) F8
👉 अपना सही उत्तर नीचे Comment Box में जरूर लिखें!
