Tally Prime Tutorial, Payment Voucher , Journal Voucher, & Stock Group/Item Creation

किसी भी व्यवसाय के सटीक हिसाब-किताब के लिए यह आवश्यक होता है कि आप हर एक लेनदेन (Transaction) को सही Voucher में दर्ज करें और अपने स्टॉक (Stock / Inventory) का सही वर्गीकरण (Classification) करें। Tally Prime में दैनिक भुगतानों को संभालने, गैर-नकद समायोजन (Adjustment Entries) को पास करने और माल का ट्रैक रखने के लिए तीन Important Tools दिए गए हैं:

1. Payment Voucher (F5): नकद या बैंक से भुगतान करने के लिए।
2. Journal Voucher (F7): बिना नकद/बैंक वाली Adjustment Entries के लिए।
3. Stock Group & Stock Item Creation: इन्वेंटरी (सामान) का ग्रुप और Item Manage करने के लिए।

इस विस्तृत गाइड में हम Tally Prime Payment Voucher, Journal Voucher & Stock Group & Item Creation) को आसान भाषा में व्यावहारिक Example और स्टेप-बाय-स्टेप गाइड के साथ विस्तार से समझेंगे।

💳 Payment Voucher (F5) Kya Hai?

Payment Voucher Ki Definition

जब हम व्यापार में Cash, Bank या किसी अन्य Payment Mode (जैसे UPI/Cheque) से भुगतान (Payment) करते हैं, तो उसकी एंट्री Payment Voucher (F5) में की जाती है।

Iska Uses Kahan Hota Hai?

• 🚚 Suppliers Ko Payment: Credit पर खरीदे गए माल के बिल का भुगतान करने पर।
• 💼 Expenses Payment: किराया (Rent), बिजली बिल, Salary, फ्रेट (Freight Charges) आदि खर्चों का भुगतान करने पर।
• 🏦 Loan & EMI: लोन की किस्तों या अन्य देनदारियों का भुगतान करने पर।
• 📊 Automatic Balance Update: इसे सेव करते ही Cash और Bank का Balance अपने आप Update हो जाता है।

Payment Entry Kaise Karein? (Step-by-Step)

 Payment Entry Process Flow
 ├── 1. Gateway of Tally ➔ Accounting Vouchers पर जाएँ
 ├── 2. F5 दबाकर Payment Voucher सेलेक्ट करें
 ├── 3. Ledger (Party / Expense) सेलेक्ट करें
 ├── 4. Payment Mode (Cash / Bank) सेलेक्ट करें
 ├── 5. Amount Enter करें
 └── 6. Narration लिखकर Ctrl + A से Entry Save करें

📝 Practical Example: Payment Entry

Scenario: 10-May-2025 को Arman Traders को सामान का ₹8,500 बैंक से चुकाया गया और ₹500 ट्रांसपॉर्ट/फ्रेट चार्ज कैश/बैंक से दिया गया।

• Voucher Type: Payment (F5) | Voucher No: 15 | Date: 10-May-2025
• Paid To: Arman Traders | Payment Method: Bank

💡 Pro Tip: Payment Entry हमेशा उसी दिन और समय पर दर्ज करें। लेजर और Bank Mode सही से सेलेक्ट करने पर बैंक रीकॉन्सिलेशन (Bank Reconciliation) में कोई समस्या नहीं आती।

📓 Journal Voucher (F7) Kya Hai?

Journal Voucher Ki Definition

Journal Voucher (F7) का उपयोग General Entries और Adjustments करने के लिए किया जाता है। जब किसी लेनदेन में Cash या Bank सीधा शामिल न हो और वह Entry किसी अन्य विशेष वाउचर (जैसे Sales, Purchase, Payment, Receipt) में न आती हो, तो उसकी प्रविष्टि Journal Voucher में की जाती है।

Iska Upyog Kahan-Kahan Hota Hai?

1. 📈 Interest Accrued / Received: ब्याज का हिसाब-किताब जोड़ने पर।
2. 📉 Depreciation Entry: एसेट्स (मशीनरी, कंप्यूटर आदि) पर घिसावट/डेप्रिसिएशन लगाने पर।
3. ⏳ Outstanding Expense / Income: बकाया खर्चों (जैसे बकाया सैलरी) की एंट्री।
4. 💳 Prepaid Expense / Advance Income: Advance दिए या मिले पैसों की एडजस्टमेंट।
5. 🔄 Ledger to Ledger Transfer: एक खाते से दूसरे खाते में रकम Transfer करने के लिए।
6. 📦 Closing Stock / Opening Entry: साल के अंत की एडजस्टमेंट प्रविष्टियों के लिए।

Journal Entry Kaise Karein? (Step-by-Step)

Journal Entry Process Flow
 ├── 1. Gateway of Tally ➔ Accounting Vouchers पर जाएँ
 ├── 2. F7 दबाकर Journal Voucher सेलेक्ट करें
 ├── 3. Date और Narration दर्ज करें
 ├── 4. Debit होने वाले Ledger को चुनें और Amount लिखें
 ├── 5. Credit होने वाले Ledger को चुनें और Equal Amount लिखें
 └── 6. Ctrl + A दबाकर Entry Save करें

📝 Practical Example: Journal Entry

Scenario: 10-May-2025 को महीने के अंत में ₹1,000 का ब्याज खर्च (Interest Expense) देय (Payable) हुआ, जिसका भुगतान अभी नहीं किया गया है।

• Voucher Type: Journal (F7) | Voucher No: 10 | Date: 10-May-2025
• Narration: Interest Accrued for the Month

💡 Pro Tip: Journal Voucher में Debit और Credit दोनों साइड का Amount हमेशा बराबर (Equal) होना अनिवार्य है, तभी एंट्री सेव होगी।

📦 Part 3: Stock Group & Stock Item Creation

किसी भी Business में माल खरीदने या बेचने (Purchase & Sales) से पहले उसकी Inventory Management सेट करना ज़रूरी होता है। इसके लिए Tally Prime में Stock Group और Stock Item बनाए जाते हैं।

📁 Inventory Structure
 └── Stock Group (Main Category: e.g., Electronics)
      └── Stock Item (Actual Product: e.g., LED TV)

1️⃣ Stock Group Kya Hai?

Stock Group इन्वेंटरी का Main Category होता है। इससे अलग-अलग तरह के Products आसानी से क्लासिफाई (Classify) और मैनेज किया जा सकता है।

• Examples: Electronics, Furniture, Stationery, Hardware.

Stock Group Banane Ke Steps:

1. Gateway of Tally ➔ Create ➔ Master ➔ Stock Group पर जाएँ।
2. Group Name टाइप करें (उदा: Electronics)।
3. Ctrl + A दबाकर Save करें।

2️⃣ Stock Item Kya Hai?

Stock Item वह वास्तविक Product या Service होता है जिसे आप खरीदते या बेचते हैं (Buy or Sell)। प्रत्येक आइटम को किसी न किसी Stock Group के अंतर्गत रखा जाता है।

• Examples: TV, Mobile, Wooden Table, Office Chair, Pen, Notebook.

Stock Item Banane Ke Steps:

1. Gateway of Tally ➔ Create ➔ Master ➔ Stock Item पर जाएँ।
2. Item Name टाइप करें (उदा: LED TV)।
3. Under Group चुनें (उदा: Electronics)।
4. Unit सेलेक्ट करें (उदा: Pcs) और Ctrl + A से Save करें।

📋 Inventory Creation Example Table

Stock Group Examples:

Stock Item Examples:

⚡ Key Shortcut Keys Summary Table

🎯 Important Points to Remember

1. 💳 Payment Accuracy: पेमेंट करते समय Cash या Bank का सही लेजर चुनें ताकि बैलेंस शीट और Bank Statments में कोई अंतर न आए।
2. ⚖️ Journal Rule: जर्नल एंट्री में हमेशा Total Debit Amount = Total Credit Amount होना चाहिए।
3. 📦 Hierarchy Principle: पहले Stock Group बनाएं, फिर उसी ग्रुप के अंदर Stock Item बनाएं।
4. 📝 Clear Narration: हर Voucher Entry के अंत में स्पष्ट विवरण (Narration) ज़रूर लिखें ताकि भविष्य में ऑडिट आसान हो।

❓ Comment Challenge

Q1. Tally Prime में Journal Voucher की Shortcut Key क्या है?

(A) F4

(B) F7

(C) F8

(D) F5

Q2. Tally Prime में नया Stock Group बनाने का सही रास्ता (Path) क्या है?

(A) Create > Master > Stock Group

(B) Create > Voucher > Stock Group

(C) Display > Alter > Stock Group

👉 अपना सही उत्तर नीचे Comment Box में ज़रूर लिखें!